¿Cómo hacer un inventario de mi farmacia veterinaria?

Una de las herramientas clave para proporcionar un buen servicio al cliente y asegurar el buen funcionamiento del negocio, consiste en tener un excelente control del inventario de los productos que ofreces, pues te permite gestionar las existencias que almacenas. 

De esta forma, además de saber con qué mercancías cuentas, también puedes identificar cuáles se venden más o escasean, cómo es su rotación y en cuáles inviertes más recursos para su correcto almacenaje.

Así es posible garantizar que cuando un ganadero o médico veterinario requiera un producto puedas encontrarlo rápidamente y ponerlo a su disposición, generando un mayor número de ventas. A continuación, te mostramos su relevancia y cómo se hace un inventario.

La importancia de un inventario en una farmacia veterinaria

Se define al inventario como un registro que se lleva a cabo continuamente para saber la cantidad exacta de productos que tienes, cuántos elementos hay de cada uno y dónde se encuentran almacenados.

Varía dependiendo de las ventas, la compra y las mermas. Así mismo te ayuda informar al cliente sobre su disponibilidad, saber cuáles son los productos que se venden más, los que no, y con qué frecuencia tienes que surtirlos para que la farmacia siga siendo rentable.

Además, facilita la generación de informes o balances de la situación económica actual de la empresa. Permite prever inestabilidades en el suministro, evitar el impacto de la inflación y puede aportar la información necesaria para promover descuentos.

Hay tres métodos utilizados en farmacia para gestionar el inventario:

• Visual. El personal designado compara las existencias disponibles a la mano con una lista de los productos mínimos y la diferencia debe ser traída del almacén.
• Periódico. Requiere contar las existencias y compararlas con la cantidad mínima deseada de forma regular en lapsos de tiempo predeterminados.
• Perpetuo. Es el más eficiente para gestionar una farmacia e involucra un sistema informático que supervisa el inventario en todo momento de forma continua y, por lo general, se actualiza cuando se surte una receta o un pedido de medicamentos.

¿Cómo hacer un inventario de productos?

El primer paso es organizar la información, para ello realiza una lista que incluya las siguientes características:

• Nombre
• Breve descripción
• Imagen y presentación
• Categoría
• Cantidad
• Detalles de almacenamiento (refrigeración, evitar luz directa, etc.)
• Número interno o código de barras
• Costo mayorista
• Precio de venta
• Nombre del proveedor o fabricante

Después debes asegurarte de que cada producto tenga su precio y etiqueta, con el fin de facilitar el trabajo puede ser un código de barras. El mejor momento es hacerlo durante la recepción de mercancía para garantizar que la tarea no se pase por alto y evitar que las existencias sin etiquetar se guarden o se muestren para la venta.

Enseguida organiza tu espacio de almacenamiento, con la finalidad de encontrar los productos fácilmente y colocar una mayor cantidad de mercancía. Puedes ordenarlos alfabéticamente o de acuerdo a su categoría en:

• Anabólicos
• Analgésicos
• Antibióticos
• Antiinflamatorios
• Antipiréticos
• Biológicos o vacunas
• Desparasitantes
• Hormonales
• Multivitamínicos
• Promotores del rendimiento

8 Consejos para el manejo de tu inventario

Para que este registro sea eficiente, toma en consideración las siguientes recomendaciones:

1. Ejecutarlo de forma constante para saber qué tienes en los anaqueles. Tú eliges la frecuencia. El inventario visual o diario es el más común y puedes efectuarlo al cerrar.
2. Puesto que el inventario periódico es mensual o bimestral, te permitirá saber el rendimiento de tu inversión e implementar promociones o ventas cruzadas. Aunque esto puede tomar todo un día y es posible que debas cerrar la farmacia para hacerlo correctamente pero, a la larga te traerá grandes beneficios.
3. Ten cuidado con el manejo de los productos, en especial con aquellos que requieren un control específico de temperatura. Realiza la cuenta rápidamente y no olvides cerrar los refrigeradores.
4. Domina el sistema PEPS (primeras entradas, primeras salidas), es decir, las mercancías que inicialmente fueron adquiridas son las que primero serán vendidas. Los productos que tengan más tiempo en el exhibidor deben ser los que se vendan antes; así disminuirán las pérdidas por vencimiento.
5. Si tienes una gran cantidad de productos vencidos, habla con tu distribuidor para cambiarlos cuando esto sea posible o reducir la próxima compra, además pídele asesoría para el desecho correcto de estas sustancias.
6. Establece un punto de reorden, es decir, el mínimo de artículos que puedes tener antes de hacer un nuevo pedido.
7. Clasifícalos por su valor y prioriza aquellos que tengan mayor margen de utilidad y los más vendidos. Así, aseguras que sean los primeros que pidas al distribuidor y que estén disponibles en tu farmacia veterinaria.
8. Calcula el costo total del inventario multiplicando cuánto cuesta cada uno de los productos por el número de elementos que tienes en la farmacia. Este paso te ayudará a saber el valor actual de tu negocio y cómo has repartido la inversión.

¿Cómo facilitar el trabajo usando un software de gestión de inventario?

A través de un programa instalado en la computadora de tu farmacia puedes llevar un mejor control, ya que estos sistemas informáticos están diseñados para almacenar una gran cantidad de información y actualizarla en segundos.

Hoy en día existen muchas empresas que ofrecen estos software pero, antes de elegir uno, te recomendamos hacer una lista de las necesidades y problemas que tienes durante los inventarios, así como definir quién será el encargado de ejecutarlo. Una vez teniendo esta información será más fácil saber cuál cumple con tus expectativas.

Sus ventajas involucran:

1. Reduce las imprecisiones, evitando duplicar datos.
2. Optimiza el tiempo de registro y disminuye la mano de obra requerida.
3. Ordena los productos por fechas de caducidad, evitando pérdidas.
4. Generar reportes de existencias y tendencias de venta en segundos.
5. Envía alertas automáticas cuando el stock es bajo o está a punto de terminarse.
6. Ubica en tiempo real dónde se encuentra almacenado el producto.
7. Aumenta las ganancias, ya que conduce a una mayor rotación del inventario.
8. Minimiza el dinero que gastas almacenando artículos innecesarios.
9. Mejora la experiencia y satisfacción del cliente.

Ahora que ya sabes cómo se hace un inventario en una farmacia veterinaria, ¿qué esperas para poner estos consejos en práctica? Te aseguramos que ayudarán a incrementar tus ventas y la rentabilidad de tu negocio, al mantener números precisos, así como los productos organizados.

Si requieres información adicional, asistencia técnica o comprar algún producto, contáctanos a través de la página oficial de Club Ganadero.

Para reportes de eventos adversos por favor contactar a farmacovet@merck.com

Copyright © 2022 Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA and its affiliates. All rights reserved.

Bibliografía

Alí, A. K. (2011). Inventory Management in Pharmacy Practice: A Review of Literature. Archives of Pharmacy Practice, 2(4), 151-156.

Dwivedi, S., Kumar, A., & Kothiyal, P. (2011). Inventory Management: A tool of identifying items that need greater attention for control. The Pharma Innovation Journal, 1(7), 122-129.

Rachmat, H., & Irsan, S. (2020). The Importance of Inventory Management in Pharmaceutical Practice. Open Access Indonesia Journal of Social Sciences, 3(1), 80-84.

Para reportes de eventos adversos por favor contactar a farmacovet@merck.com